Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Leitstelle Nordhessen Bot ist:

Leitstelle Nordhessen
E-Mail: datenschutz@leitstelle-nordhessen.de

2. Überblick der Verarbeitung

Der Bot verarbeitet nur Informationen, die für die jeweils aktivierten Funktionen, die Serverkonfiguration sowie einen sicheren und stabilen Betrieb erforderlich sind. Der konkrete Umfang hängt davon ab, welche Funktionen ein Discord-Server nutzt und welche Angaben Nutzer freiwillig übermitteln.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung angeforderter Bot-Funktionen

Discord-IDs, Befehlsparameter und Konfigurationsdaten werden verarbeitet, um Slash-Commands auszuführen, Rollen zuzuweisen, FAQ-Inhalte bereitzustellen oder andere aktivierte Funktionen zu erbringen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist.

Sicherer und stabiler Betrieb

Technische Ereignisse und erforderliche Kennungen können verarbeitet werden, um Fehler zu erkennen, Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit des Bots zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, funktionsfähigen und missbrauchsfreien Betrieb.

Bewerbungsfunktion

Wenn Nutzer freiwillig eine Bewerbung absenden, werden die eingegebenen Inhalte und die Discord User-ID verarbeitet, um die Bewerbung an die zuständigen Personen auf dem jeweiligen Server zu übermitteln und zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Nutzungs- oder Bewerbungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit darüber hinaus freiwillige Angaben auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung verarbeitet werden, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

4. Speicherung in SQLite

Notwendige Bot-Daten können in einer lokalen SQLite-Datenbank auf dem Hosting-System gespeichert werden. Dazu können insbesondere Server-/Guild-IDs, Channel-IDs, Role-IDs, User-IDs, Funktionskonfigurationen und – nur bei Nutzung der entsprechenden Funktion – Bewerbungsinhalte gehören.

SQLite ist dabei die technische Form der Datenbank, kein eigener externer Empfänger. Zugriff erhalten nur berechtigte Personen beziehungsweise Prozesse, soweit dies für Betrieb, Wartung und Sicherheit erforderlich ist.

5. Speicherdauer und Löschung

Die automatisierte Bereinigung der Live-Datenbank läuft nach einer erfolgreichen Sicherung regelmäßig:

• Abgeschlossene Bewerbungen und ihre Ereignisse werden 90 Tage nach Bearbeitung entfernt; offene Bewerbungen bleiben bis zu ihrer Entscheidung bestehen.
• Technische Bot-Auditlogs, Status-Snapshots und Web-Auditlogs werden nach 30 Tagen entfernt. In den vier festgelegten Discord-Logkanälen löscht der Bot nach 30 Tagen ausschließlich seine eigenen Log-Nachrichten; Nachrichten anderer Nutzer werden nicht durch diese Automatik gelöscht.
• Abgeschlossene Entbannungs-Tickets samt Antworten und internen Notizen werden 90 Tage nach Abschluss aus der Live-Datenbank entfernt. Ban- und Moderationsdatensätze bleiben als gesonderte Historie bestehen, solange sie für Moderation und Nachvollziehbarkeit erforderlich sind.
• Abgelaufene oder widerrufene Web-Sitzungen und OAuth-Anmeldeversuche werden regelmäßig entfernt. Die Sicherungskopien der Datenbank werden nach 30 Tagen rotiert und können bis dahin bereits bereinigte Live-Daten enthalten.

Protokolle von Discord und Hosting-Anbietern unterliegen deren eigener Datenverarbeitung. Löschanfragen können unter Angabe der Discord User-ID und – soweit relevant – der Server-/Guild-ID an datenschutz@leitstelle-nordhessen.de gerichtet werden. Zur Vermeidung unbefugter Löschungen kann ein geeigneter Nachweis der Berechtigung verlangt werden.

6. Empfänger, Discord und Hosting

Discord

Der Bot wird innerhalb der Plattform Discord betrieben. Bei der Interaktion verarbeitet Discord Daten in eigener Verantwortung nach den dort geltenden Bedingungen und Datenschutzhinweisen. Discord kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten und nennt hierfür geeignete Übermittlungsmechanismen. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Discord.

Bot-Infrastruktur

Der Bot wird auf einer vom Betreiber administrierten Server-Infrastruktur betrieben. Soweit hierfür ein externer Infrastruktur- oder Hosting-Dienstleister eingesetzt wird, kann dieser technisch erforderlichen Zugriff auf Server- und Protokolldaten erhalten. Ein solcher Dienstleister wird – soweit rechtlich erforderlich – als Auftragsverarbeiter eingebunden.

Website-Hosting

Diese Website wird unter der Domain leitstelle-nordhessen.de über Cloudflare Workers bereitgestellt. Anbieter des Hosting-Dienstes ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare verarbeitet dabei insbesondere technisch erforderliche Netzwerk- und Protokolldaten und kann Daten als Auftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Weitere Informationen enthält die Datenschutzrichtlinie von Cloudflare.

Hosting-Anbieter können zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Referrer, Browserinformationen und Fehlerdaten verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung. Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, wenn sie für den Betrieb notwendig ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine wirksame Einwilligung vorliegt. Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

7. Besuch dieser Website

Diese Website verwendet keine eigenen Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste und setzt keine nicht notwendigen Cookies. Beim Abruf können technisch erforderliche Server-Protokolle durch den Hosting-Anbieter entstehen. Im angemeldeten Mitgliederportal kann der Discord-Avatar von cdn.discordapp.com geladen werden; dabei erhält Discord technisch erforderliche Abrufdaten. Darüber hinaus werden externe Inhalte – abgesehen von bewusst aufgerufenen Links – nicht automatisch geladen.

7a. Discord-Anmeldung, Mitgliederprofil und Entbannungsanträge

Für den geschützten Portalbereich erfolgt die Anmeldung über Discord OAuth mit den Berechtigungen identify, guilds und guilds.members.read. Verarbeitet werden Discord User-ID, Benutzername, Anzeigename und Avatar sowie – für die aktuelle Berechtigungsprüfung – Servermitgliedschaft, Rollen und Server-Owner-Status. Die über guilds abrufbare Serverliste wird ausschließlich auf den eigenen Server geprüft und nicht als Liste gespeichert. Ein gebannter Nutzer kann sich auch ohne aktuelle Servermitgliedschaft anmelden und einen Entbannungsantrag einreichen. Der OAuth-Zugriffstoken wird verschlüsselt in SQLite gespeichert; die Sitzung läuft nach spätestens einer Stunde ab. Ein technisch notwendiges, sicheres Sitzungscookie erkennt die Anmeldung; es dient nicht zu Werbung oder Tracking.

Aktuelle Servermitglieder können freiwillig einen Rescue-Operator-Namen, eine Kurzbeschreibung, Region, Fachbereich und Akzentfarbe speichern. Die Felder sind zunächst nur für den eigenen Account sichtbar. Einzelne Angaben können für eine künftige Mitgliederansicht freigegeben werden; diese Ansicht ist noch nicht aktiviert. Optionale Profilangaben lassen sich im Portal selbst vollständig entfernen oder über die Kontaktadresse zur Löschung anfragen. Discord-Rollen, Bewerbungsstatus und Moderationsdaten sind keine selbst bearbeitbaren Profilfelder.

Ein Entbannungsantrag enthält die freiwillige Erklärung, die Angaben zu einem möglicherweise kompromittierten Account, Status, öffentliche Antworten sowie gegebenenfalls interne Teamnotizen. Interne Notizen, Auditdaten und Moderationshistorie sind für Antragsteller nicht sichtbar. Die Bearbeitung ist auf berechtigte Teamrollen begrenzt; ein Antrag hebt einen Bann nicht automatisch auf. Die konkreten Löschfristen für Tickets, Web-Auditlogs, Moderationshistorie und Sicherungen stehen in Abschnitt 5.

Im ausdrücklich als Warnkanal gekennzeichneten Honeypot führt eine neue Nachricht – außer vom Server-Owner oder technisch notwendigen Systemprozessen – automatisch zum Bann. Dabei speichert der Bot Kennungen, Zeitpunkt, Kanal, Ban-Code und Ergebnis, aber keinen Nachrichteninhalt im Honeypot-Ereignis. Ein Antrag auf Entbannung ist über dieses Portal möglich und wird vom Team geprüft.

7b. Support-, Vorschlags- und Datenschutz-Tickets

Bei einer Anfrage im Webportal speichern wir die Discord User-ID, Kategorie, Betreff, freiwillig eingegebene Beschreibung und Antworten, Ticketstatus, Zeitpunkte und gegebenenfalls die zuständige Team-ID. Interne Teamnotizen sind ausschließlich für berechtigte Bearbeiter sichtbar. Ein gebannter Discord-Nutzer kann nach der Anmeldung weiterhin eine Datenschutzanfrage stellen; allgemeine Support- und Vorschlagstickets setzen eine aktuelle Servermitgliedschaft voraus.

Abgeschlossene Support-, Vorschlags- und Datenschutz-Tickets einschließlich Antworten und interner Notizen werden 90 Tage nach Abschluss aus der Live-Datenbank entfernt. Technische Web-Auditereignisse werden nach 30 Tagen bereinigt. Datenbanksicherungen können die zuvor gespeicherten Daten bis zur Rotation nach 30 Tagen enthalten. Die separate Moderationshistorie bleibt von der Ticketlöschung unberührt. Für Datenschutzanliegen steht zusätzlich datenschutz@leitstelle-nordhessen.de zur Verfügung.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung des Bots ist grundsätzlich freiwillig. Ohne bestimmte Discord-IDs oder Befehlsdaten kann die jeweils angeforderte Funktion jedoch nicht ausgeführt werden. Freitextangaben in Bewerbungen sind nur erforderlich, soweit das jeweilige Formular sie als notwendig kennzeichnet.

9. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO);
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@leitstelle-nordhessen.de. Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Automatische Rollenvergaben oder Bot-Antworten beruhen auf festgelegten Serverregeln und ersetzen keine rechtlich erhebliche Einzelfallentscheidung.

11. Datensicherheit

Der Betreiber trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere beschränkte Zugriffsrechte, sichere Zugangsdaten, Aktualisierungen der eingesetzten Software und regelmäßige Prüfung der benötigten Datenbestände. Ein absoluter Schutz kann bei Datenübertragungen im Internet nicht garantiert werden.

12. Änderungen und Kontakt

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung ist unter leitstelle-nordhessen.de/privacy abrufbar.

Fragen zum Datenschutz und Anfragen zu Betroffenenrechten: datenschutz@leitstelle-nordhessen.de